Основные функции УКД:
- осуществляет организацию, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в Министерстве, обеспечивает своевременную регистрацию поступающих документов и обращений граждан и юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, регистрацию и учет организационно-распорядительных документов Министерства (приказов, постановлений, распоряжений), функционирование ведомственной системы электронного документооборота (СЭД) и ее взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО);
- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, в том числе поручений Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь в Министерстве и во входящих в систему Министерства организациях;
- осуществляет архивное делопроизводство Министерства;
- хранит и ведет Книгу замечаний и предложений;
- осуществляет предварительное рассмотрение обращений граждан, юридических лиц для направления их руководству с целью принятия решений по ответственному исполнителю, после принятого решения направляет обращения для рассмотрения в структурные подразделения Министерства, организации системы Минсвязи и др.;
- обеспечивает контроль за сроками рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, полнотой рассмотрения поставленных в обращениях вопросов;
- осуществляет коммуникативное взаимодействие с гражданами по вопросам, касающихся деятельности Министерства и организаций системы Министерства;
- организовывает предварительную запись граждан, юридических лиц на прием к Министру и заместителям Министра;
- составляет и вносит на утверждение Министру графики проведения личных приемов, выездных приемов граждан и юридических лиц, «прямых телефонных линий», встреч с трудовыми коллективами, участия в заседаниях исполкомов, осуществляет подготовку необходимого справочно-информационного материала для участия в данных мероприятиях;
- рассматривает поступающие в Министерство обращения граждан и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию УКД;
- проводит ежеквартальный анализ обращений, в том числе в Книге замечаний и предложений, а также публикаций в средствах массовой информации и размещенных на официальных сайтах в сети Интернет;
- осуществляет в установленном законодательством порядке закупки товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета в пределах сметы на очередной финансовый год. Обеспечивает складской учет и сохранность материальных ценностей, а также их списание, отпуск, перемещение и т.д.;
- контролирует исполнение, а также обеспечивает представление соответствующей информации о выполнении государственных программ (подпрограмм государственных программ) социальной направленности, в том числе по вопросам социальной интеграции инвалидов и пожилых граждан, молодежной политики, архивной деятельности;
- проводит работу по осуществлению административных процедур по выдаче справок и удостоверений участникам ликвидации последствий аварии на ЧАЭС, организует работу комиссии Министерства по установлению статуса гражданам, пострадавшим от катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;
- организовывает освещение в СМИ вопросов, входящих в компетенцию Министерства;
- взаимодействует и осуществляет оперативный обмен информацией с Национальным пресс-центром Республики Беларусь, Общественным пресс-центром, пресс-службами органов государственного управления, отечественными и зарубежными СМИ с целью полного и объективного освещения деятельности Министерства;
- координирует работу по развитию официального Интернет-сайта Минсвязи, обеспечивает подготовку, сбор и размещение информации на сайте Минсвязи;
- осуществляет оформление служебных командировок в Министерстве в пределах Республики Беларусь и бронирование авиабилетов при их командировании за границу, регистрирует служебные командировки лиц, прибывших в Министерство;
- разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления;
- рассматривает в пределах компетенции проекты нормативных правовых актов, поступившие для согласования из других республиканских органов государственного управления;
- совместно с отделом финансов и отделом правового обеспечения рассматривает договоры займа о предоставлении финансовых ресурсов работникам организаций системы Министерства, подлежащие согласованию с Министерством в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;
- обеспечивает представление в установленном порядке статистической отчетности по вопросам, относящимся к компетенции управления.
